PRIVATLIVS- OG PERSONDATAPOLITIK
Tandprotetikeren er en kæde af selvstændige virksomheder, der gennem det fælles ejede selskab Tandprotetikeren ApS, CVR. NR. 17620932 , driver tandteknisk virksomhed. Tandprotetikeren ApS varetager som den samlende enhed for kæden visse administrative opgaver og fælles markedsføring for virksomhederne, der deltager i Tandprotetikeren.
De enkelte virksomheder og Tandprotetikeren ApS hver for sig ansvarlige for overholdelse af gældende lovgivning, herunder EU-forordningen om persondata (herefter kaldet ”GDPR”) samt databeskyttelsesloven.
Tandprotetikeren har vedtaget denne privatlivs- og persondatapolitik, der gælder for alle virksomhederne og Tandprotetikeren ApS i forbindelse med behandlingen af persondata. De enkelte virksomheder kontaktoplysninger m.v. kan ses på tpt.dk/klinik/
Derudover henvises der til vores Cookiepolitik, der gælder for indsamling af persondata i forbindelse med benyttelse af den fælles hjemmeside tpt.dk med undersider.
1. Vi er dataansvarlige.
Når vi behandler persondata om patienter er den enkelte klinik dataansvarlig. Det samme gælder andre forhold, hvor den enkelte klinik behandler persondata. I forhold hjemmesiden tpt.dk og andre forhold, hvor kontakt og behandling af personoplysninger foregår hos Tandprotetikeren ApS, er dette selskab dataansvarlig. En oversigt over Tandprotetikerens klinikker kan ses på tpt.dk/klinik/. Ved spørgsmål angående den enkelte kliniks behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte den enkelte klinik gennem kontaktoplysninger i ovenstående link.
2. Kategorier af personer, der omfattes af vores behandling af personoplysninger.
Tandprotetikeren behandler personoplysninger om følgende kategorier af personer:
- Patienter
- Samarbejdspartnere, leverandører og lignende
- Jobansøgere
- Hjemmesidebesøgende
- Henvendelse via kontaktformular
Behandling af personoplysninger om dig som patient:
I forbindelse med, at du er patient på en af Tandprotetikerens klinikker, behandler klinikken almindelige personoplysninger, fortrolige personoplysninger og følsomme personoplysninger, herunder bl.a.
- kontakt- og identifikationsoplysninger: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail, fødselsdato
- CPR-nr.
- Helbredsoplysninger, fx journalnotater, røntgenbilleder, tandaftryk, tandscanninger, oplysninger om tandlæge, journaloplysninger fra din tandlæge, oplysninger om eventuel receptpligtig medicin og eventuelle øvrige oplysninger om dit helbred af relevans for din behandling (fx visse sygdomme).
Behandlingen af dine personoplysninger som patient sker i den klinik, du er tilknyttet og hvor du får din behandling og ydelser og, det er således den klinik, der er dataansvarlig overfor dig.
Vi indsamler oftest personoplysningerne direkte fra dig. Vi kan dog herudover også få oplysninger andre steder fra, fx andre sundhedspersoner, hvor du har været i behandling (fx tandlæge), offentlige myndigheder (fx kommune) og offentlige registre (fx CPR-registeret).
Formålet med vores behandling af personoplysninger, er at Tandprotetikeren kan udføre den korrekte behandling og føre den lovpligtige patientjournal. Vi anvender også personoplysninger til administration, herunder blandt andet til indkald, påmindelser og servicemeddelelser, besvarelse af henvendelser, indberetning af oplysninger til evt. forsikringsselskaber, indhentning af betaling for de modtagne ydelser samt løbende udvikling og kvalitetssikring af behandlingen, fx ved udsendelse af evt. tilfredshedsundersøgelser.
Retsgrundlaget for behandling af personoplysningerne findes i databeskyttelsesforordningen og i Sundhedslovgivningen, fx sundhedsloven, autorisationsloven, journalføringsbekendtgørelsen.
Vi behandler også oplysninger på baggrund af samtykke, der indhentes individuelt hos dig som patient.
Vi udsender indkaldelse, påmindelser og servicemeddelelser på baggrund af vores legitime interesse, som består i at kommunikere med dig om tiderne hos os og om vores ydelser og din behandling.
Vi har pligt til at opbevare din journal i mindst 10 år efter, at du sidst har været i kontakt med os vedr. den pågældende behandling.
Betalings- og bogføringsoplysninger opbevarer vi dine personoplysninger i 5 år + indeværende år efter modtagelsen af den pågældende betaling og bogføring.
Leverandører og samarbejdspartnere
I forhold til leverandører og samarbejdspartnere og lignende behandler vi personoplysninger om dig, herunder almindelige personoplysninger, i form af kontaktoplysninger. Tilsvarende gælder potentielle leverandører/samarbejdspartnere, som vi er i dialog med om et potentielt muligt samarbejde.
Formålet med at indsamle personoplysninger om dig i din egenskab af eller som kontaktperson hos en leverandør og/eller samarbejdspartnere er at indgå en dialog med dig om et muligt samarbejde, behandling af vores køb/ydelser og administration af din relation til os.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrund af opfyldelse af vores kontraktretlige forpligtelser, i henhold til aftale om levering modtagelse af ydelser, Behandlingen sker endvidere på baggrund af vores legitime interesse. Dette er nødvendigt for varetagelsen af vores kontraktretlige interesser samt vurdere evt. samarbejde.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden for opbevaringen afhænger af karakteren af oplysningen og formålet med behandlingen. Typisk vil oplysninger om dig blive slettet efter samarbejdets op-hør. I tilfælde af, at dine personoplysninger fremgår af bogføringspligtigt materiale, vil dette blive opbevaret i 5 år + indeværende år efter, at betaling og bogføring er sket.
Jobansøgere
Jobansøgninger skal sendes til den klinik, hvor du ansøger om et job. Ansøgninger må således ikke sendes til Tandprotetikeren ApS.
Behandlingen af dine personoplysninger sker i den klinik, hvortil du sender din jobansøgning, og det er således den klinik, der er dataansvarlig overfor dig.
I forbindelse med, at du ansøger om et job, behandler vi personoplysninger om dig. Personoplysninger, som fremkommer i rekrutteringsprocessen, er de oplysninger, som fremgår af din ansøgning, CV og andre medsendte dokumenter, der bliver registreret. Det er ikke nødvendigt, at du skriver CPR-nummer eller i øvrigt medsender følsomme personoplysninger.
Hvis du bliver kaldt til jobsamtale, vil vi notere oplysninger og informationer til brug for det videre rekrutteringsforløb. Som en del af rekrutteringsprocessen indhenter vi muligvis yderligere oplysninger om dig fra andre (referencer) eller fra internettet, herunder sociale medier.
Formålet med at behandle personoplysninger om dig i rekrutteringsprocessen er at vurdere, om du er en kvalificeret kandidat til en ledig stilling hos os.
Dine oplysninger vil blive delt internt med relevant personale og kan også deles med tredjeparter, som hjælper os med ansættelsesprocessen, f.eks. eksterne udbydere af personlighedstest.
Vi behandler dine oplysninger på baggrund af vores legitime interesse, som er at vurdere dine kvalifikationer og kompetencer i forhold til den ansøgte stilling. Hvis du fremsender personoplysninger af følsom karakter, behandler vi disse på baggrund af en legitim interesse, som er begge parters interesse i vurderingen af et fremtidigt og med henblik på fastlæggelse af eller forsvar ved et eventuelt retskrav vedrørende rekrutteringsprocessen
Ansøgning og bilag kan gemmes i op til 6 måneder efter rekrutteringsprocessen er afsluttet, hvorefter dine oplysninger vil blive slettet, medmindre du er blevet ansat. Formålet med opbevaring efter endt rekrutteringsforløb er at sikre interesser i tilfælde af eventuelle indsigelser om diskrimination, forskelsbehandlinger o. lign. under rekrutteringsprocessen.
Ønsker vi at gemme din ansøgning med bilag, med henblik på mulig fremtidig ansættelse, sker dette på baggrund af dit samtykke. Dit samtykke er frivilligt, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at henvende dig til os ved brug af ovenstående kontaktoplysninger
Hjemmesidebesøgende
Når du besøger vores hjemmeside, behandler vi personoplysninger om dig. Vi indsamler personoplysninger om dig med det formål at optimere vores hjemmeside samt levere indhold, gennem vores hjemmeside, som er relevant for dig. Behandlingen af dine personoplysninger i den forbindelse sker på baggrund af:
- Dit samtykke afgivet gennem vores cookie-banner.
- Vores legitime interesse, som består i at sikre hjemmesidens funktionalitet og drift.
Vi opbevarer oplysningerne i det tidsrum lovgivningen tillader, og vi sletter dem, når de ikke længere er nødvendige. Perioden afhænger af karakteren af oplysningen og baggrunden for opbevaringen. Typisk vil personoplysninger vedr. hjemmesidebesøgende blive slettet efter en årlig revidering.
Særligt om brug af share-knapper (Facebook og LinkedIn):
I bunden af vores hjemmeside fremgår to ”share-knapper”, der er direkte henvisninger til Tandprotetikerens profiler på Facebook og LinkedIn.
Når du bruger disse share-knapper, vil dine data, herunder cookies, ip-adresse, søgehistorik, blive delt med den pågældende leverandør for den pågældende platform. Eksempelvis anvender du share-knappen for direkte adgang til Tandprotetikerens Facebookprofil, vil data således blive delt med Meta, der er leverandør af Facebook. Du skal være opmærksom på, at leverandørerne af share-knapperne er at betragte som selvstændige dataansvarlige. Dette betyder således, at Tandprotetikeren ikke har rettigheder til at bestemme over de data, leverandørerne behandler. Har du således spørgsmål til, hvordan en af leverandørerne behandler dine personoplysninger som følge af eksempelvis brugen af share-knapperne eller lignende, henvises du til den pågældende leverandørs privatlivspolitik eller til at kontakte den pågældende leverandør.
Henvendelse via kontaktformularen
Når du henvender dig via vores kontaktformular på vores hjemmeside, behandler vi dit navn, telefonnummer, mailadresse, postnummer og by samt indholdet af din henvendelse. Behandlingen sker for at kunne behandle og besvare din henvendelse. Du opfordres til aldrig at angive følsomme eller fortrolige oplysninger, fx helbredsoplysninger og CPR-nummer i forbindelse med anvendelsen af kontaktformularen.
Din henvendelse sendes direkte til vores hovedmail, hvorefter henvendelsen videresendes til den relevante klinik for besvarelse, med mindre henvendelse efter sit indhold besvares af vores sekretariat.
Din henvendelse slettes i vores mailsystem 60 dage efter modtagelsen.
3. Øvrige oplysninger om behandling af personoplysninger
Dataminimering
Tandprotetikeren behandler kun de oplysninger, der er nødvendige til at opfylde fastsatte formål. Derudover er det pålagt ved lov, at vi indsamler og opbevarer en række oplysninger om dig, fx sundhedslovgivningen og bogføringsloven. Vi opbevarer kun personoplysninger så længe, det er nødvendigt eller pålagt ved lov. Personoplysninger slettes eller anonymiseres, når det ikke længere er nødvendigt for os at behandle dem.
Ajourføring af data
Da vores ydelser og drift af virksomhed er afhængig af, at dine personoplysningerne er korrekte og opdaterede, beder vi dig om at give os besked, hvis der er relevante ændringer i dine personoplysninger. Dette skal ske til den klinik, du er tilknyttet. Hvis vi selv bliver opmærksomme på, at dine personoplysninger ikke er korrekte, opdaterer vi oplysningerne og giver dig hvis relevant meddelelse om dette.
Videregivelse af oplysninger
Vi benytter en række eksterne leverandører/samarbejdspartnere til opbevaring og behandling af oplysningerne. Når vi benytter en databehandler, har vi indgået en databehandleraftale med dem. De behandler derfor udelukkende personoplysninger på vores vegne og må ikke anvende dem til deres egne formål. Vi prioriterer leverandører fra EU, samt fra tredjelande, som EU Kommissionen har godkendt ift. beskyttelsesniveauet omkring personoplysninger, jf. databeskyttelsesforordningen bestemmelser.
I relevante tilfælde videregives personoplysninger til selvstændige datamodtagere, som fx andet sundhedspersonale, tandlæger, visse leverandører, banker, revisor, inkasso, forsikringsselskaber og offentlige myndigheder.
Videregivelse af oplysninger til usikre tredjelande
Tandprotetikeren ApS anvender ikke databehandlere/leverandører i usikre tredjelande.
Fælles dataansvar ved brug af sociale medier
Vi bruger følgende sociale medier, Facebook og LinkedIn, som er kategoriseret som fælles dataansvarlige. Fælles dataansvar betyder, at begge parter er ansvarlige for formålet med og behandlingen af personoplysninger.
Særligt om samtykke som behandlingsgrundlag
Såfremt vores behandlingsgrundlag for behandling af dine personoplysninger er samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår af dit samtykke.
Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen
4. Dine rettigheder
Du kan ved henvendelse til sekretariatet@tpt.dk eller, hvis du er patient, til din klinik anmode om at:
- opnå indsigt i din personoplysninger
- få berigtiget dine registrerede personoplysninger, hvis de er forkerte eller mangelfulde
- få slettet personoplysninger om dig selv
- få udleveret dine personoplysninger (dataportabilitet)
- gøre indsigelse mod behandlingen
- få begrænset behandlingen af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.
Når du henvender dig med en anmodning om at gøre brug af ovenstående rettigheder, vil vi svare dig indenfor en måned. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, får du en begrundelse for det.
Hvis du er utilfreds med måden, hvorpå vi behandler dine oplysninger, har du ret til at indgive en klage til Datatilsynet. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk